Die Veranstaltung setzte einen Schwerpunkt auf die Digitalisierung der Gremienarbeit und die damit verbundenen digitalen Workflows. Der Digitalisierungsbeauftragte Christian Alter stellte vor, wie die Verwaltung bereits vor mehreren Jahren konsequent auf eine digitale Gestaltung der Prozesse rund um die Gremienarbeit setzte. Zunächst wurde es den Ratsmitgliedern ermöglicht, alle Sitzungsunterlagen auf digitalem Weg zu beziehen. Anschließend wurden die internen Verwaltungsabläufe vom klassischen Papiervorgang hin zur rein digitalen Zusammenarbeit umgestaltet.
Die hiermit verbundenen Veränderungen in der Gremienarbeit wurden den Teilnehmenden erläutert. Daneben wurde den Studierenden von Katharina Braun, Sachbearbeiterin im Sitzungsdienst, praktisch demonstriert, wie konkrete Unterlagen für die städtischen Gremien hausintern abgestimmt werden und wie diese im Anschluss für die Ratsmitglieder an mobilen Endgeräten abrufbar sind.
Zusätzlich wurde auf die digitale Öffentlichkeitsinformation und Bürgerbeteiligung eingegangen. Hier schauten sich die Anwesenden unter anderem die Homepage der Stadt Mayen, das dort integrierte Bürgerinformationssystem sowie das im letzten Jahr eingeführte Amtsblatt, welches u. a. auch digital bezogen und abgerufen werden kann, an.
Ein weiterer wichtiger Punkt war der Austausch über die digitalen Sitzungsformate, einschließlich des Streaming von Sitzungen in der Coronazeit.
„Alle diese Möglichkeiten dienen der modernen Kommunikation und fördern die Transparenz, sowohl mit den Vertretern der Politik, als auch mit unseren Bürgerinnen und Bürgern“, erläuterte auch Oberbürgermeister Dirk Meid, der die Studierenden und ihren Dozenten Manuel Minor am Morgen im Rathaus begrüßte.
Die Veranstaltung endete mit einem Feedback-Austausch an Stellwänden, bei dem die Anwesenden ihre Eindrücke teilen konnten. Unter dem Motto „Was haben wir gut gemacht?“ wurden Stärken hervorgehoben. Aber auch kritische Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge wurden gerne aufgenommen, um Vorgehensweisen verbessern zu können.
Im Rahmen des Feedbacks durften die Studierenden die Digitalisierung des Sitzungsmanagements auch benoten.
„Wir haben hier ausschließlich gut bis sehr gut abgeschnitten“, freut sich Büroleiterin Jasmin Alter. „Den Austausch mit der überaus interessierten Projektgruppe rund um Herrn Minor haben wir als sehr bereichernden wahrgenommen und freuen uns auf künftige vergleichbare Projekte!“